Studenterorganisationer kan i helt særlige tilfælde låne en tjenestebil ifm. studieaktiviteter, hvor offentlig eller anden transport ikke er mulig. Studerende opfordres til selv at tegne en ulykkesforsikring.

Studerende skal henvende sig til sekretariatet, som foretager reservationen i Outlook og udleverer bilnøgle og kørebog til de studerende.

Ansatte reserverer selv bilerne i outlook:

• Bil, MPE, Renault Trafic Van (BN55261)
• Bil, MPE, KB Nissan Qashqai (DM 81 094)

Bilerne reserveres via din Outlook-kalender. Tilvælg/inviter bilen og vælg dato og tidspunkt. I emnefeltet skriver du førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører). Under ”sted” skriver du formålet med kørslen samt destination. Efter booking modtager du en accept af reservationen i din indbakke.

• Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.
• Reserverer du en bil til transport udenbys, så noter antal ledige pladser og telefonnummer i reservationen, så andre interesserede kan komme i kontakt med dig for et ledigt sæde i stedet for at reservere en institutbil mere til samme tur.

Kun tjenstlig kørsel er tilladt, dvs. at bilen ikke må anvendes til privat kørsel, og der må kun transporteres personer med et tjenstligt køremål.

• Bilen må ikke bruges til nogen form for privat kørsel, ej heller indkøb på vejen.
• Bilen må ikke bruges til kørsel af private personer/børn. Det er ikke tilladt at hente og bringe børn i forbindelse med brug af skolens biler.
• Medarbejderen erklærer på tro og love ved sin underskrift i kørebogen, at bilen alene benyttes til tjenstligt formål.

Husk at kørebogen altid SKAL udfyldes. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug. Det er vigtigt, at du efter brug afleverer bilen på det aftalte tidspunkt og at nøgler og kørebog afleveres igen.

Ved aflevering skal bilen være tømt for affald og personlige ejendele. Kørebogen ajourføres med oplysninger om kørslens formål og destination. Kilometertælleren aflæses og det samlede kilometertal angives. Hvis der er fejl og mangler ved bilen, skal det indberettes til mpe@au.dk

Alle, der har tilladelse til at benytte en tjenestebil, er ansvarlige for overholdelse af færdselslovens bestemmelser. Eventuelle fart- og parkeringsbøder dækkes af føreren af bilen.

Staten er selvforsikret, og der tegnes ikke kasko- og ansvarsforsikring for tjenestebiler ved benyttelse i Danmark.

Sker der færdselsuheld under kørslen, skal uheldet beskrives og den eventuelle modparts navn, adresse, forsikringsselskab og policenummer noteres.

Går bilen i stykker under kørslen, så den ikke længere kan benyttes, så kontakt autohjælpen på tlf. 70 113 113. Vores kundenummer ved autohjælpen er 87 15 00 00. Bilen skal køres til dette værksted: CarService, Herredsvej 62, 8210 Aarhus V, tlf.: 86 16 15 16.

Alle uheld skal indberettes til instituttet via funktionspostkassen mpe@au.dk. Det gælder også, hvis der er fejl eller mangler ved bilen.

Du er selv ansvarlig for tankning og påfyldning af sprinklervæske, begge dele kan købes med tankkortet, der ligger i bilens køremappe. Kvitteringer lægges i bilens køremappe. Evt. andre udgifter betales med dit eget private kreditkort.

Ved kørsel i udlandet skal du have en ansvarsforsikring. Den bestilles ved at kontakte mpe@au.dk senest 14 dage før rejsens start.

I din mail til mpe@au.dk skal du oplyse:

• Hvor du kører fra og til
• Rejsens start- og slutdato
• Tjenestebilens registreringsnr.
• Projekt- og aktivitetsnummer til betaling
• Rekvirent (hvem skal modtage fakturaen i IndFak?)