Organisation

Viceinstitutlederen for Uddannelse understøtter Institutlederen i institutopgaver relateret til uddannelse. Viceinstitutlederen for Uddannelse har det overordnede ansvar for instituttets uddannelsesaktiviteter med støtte fra de uddannelsesansvarlige (UA’erne) og sekretariatet.

Viceinstitutlederen for uddannelse rapporterer til Institutlederen og er en del af instituttets ledelsesteam.

Herunder findes et overblik over de vigtigste opgaver, der udføres af Viceinstitutlederen for Uddannelse på MPE:

Uddannelses- og undervisningsplanlægning og kvalitet

• Planlægning af hvert semesters undervisning ved
  • udarbejdelse af forslag til hvordan man tilpasser undervisningsbehov og kompetencer fra hver sektion og godkendelse af forslaget hos den relevante sektionsleder
  • at levere et overblik over undervisernes og forskernes undervisningsbidrag/belastning
• Ansvarlig for kvalitetssikring af undervisningen og uddannelserne
• Ansvarlig for at udvikle de fysiske rammer for faglige aktiviteter
• Ansvarlig for at udvikle studiemiljøet
• Ansvarlig for at igangsætte aktiviteter, der sikrer høj fastholdelse af studerende
• Gennemføre og følge op på evalueringer fra studerende
• Underskrive NDA-aftaler til studenterprojekter

Strategi, organisation og samarbejde

• Lede og koordinere arbejdet omkring de uddannelsesmæssige dele af instituttets strategi og sikre driften og implementeringen af nye uddannelsesinitiativer
• Implementere beslutninger fra fakultetsledelsen inden for uddannelsesområdet
• Levere input/støtte til sektionslederne til at sikre den kontinuerlige udvikling af undervisningspersonalets pædagogiske kompetencer
• Deltage i aktiviteter på fakultetsniveau
• Involveret i opgaver relateret til studieaktiviteter, som instituttet bidrager til på andre institutter og fakulteter

Rekruttering

• Ansættelse af undervisningspersonale, skrive udkast til stillingsopslag, involvere de relevante personer i processen (sektionsledere, Viceinstitutleder for Forskning), udfylde HR-skabelonen og viderebringe den til sekretariatet, og stifte en del af ansættelsesudvalget. Dette i samarbejde med den relevante sektionsleder
• Ansvarlig for ansættelse af studentermedhjælpere og instruktorer og godkendelse af deres månedlige timeplaner

Møde og udvalg

• Informere instituttet om relevante uddannelsesrelaterede nyheder på institutmøder ved at holde sig opdateret på udviklingen i sektioner, uddannelser og studieretninger
• Lede instituttets Uddannelsesudvalg
• Lede instituttets Aftagerpanel
• Repræsentere institutlederen ved uddannelsesrelaterede begivenheder i tilfælde hvor institutlederen er fraværende

Økonomi

• Ansvarlig for uddannelsernes økonomi og budget, eksempelvis godkendelse af udgifter og fakturaer relateret til undervisning og uddannelse

Viceinstitutlederen for forskning understøtter Institutlederen i institutopgaver relateret til forskning. Viceinstitutlederen for forskning er ansvarlig for udvikling og implementering af instituttets forskningsstrategi i tæt dialog med Institutlederen, Viceinstitutlederen for Innovation og Entreprenørskab og sektionslederne.

Viceinstitutlederen for Forskning har, i tæt samarbejde med instituttets ledelsesteam, det overordnede ansvar for talentudvikling på MPE, herunder ansvaret for at sikre tæt koordinering og udvikling af området i samarbejde med fakultetets Ph.d. skole og MPEs Ph.d udvalg.

Viceinstitutlederen for Forskning rapporterer til Institutlederen og er en del af instituttets ledelsesteam.

Nedenfor findes et overblik over de vigtigste opgaver, der løses af Viceinstitutlederen for Forskning på MPE:

Forskningsstøtte og forskningsdatabehandling

• Ansvarlig for at sikre, at forskere og sektionsledere får intern og ekstern sparring i forhold til forskningsansøgninger, ekstern finansiering etc.
• Ansvarlig for aktiviteter relateret til ansvarlig forskningspraksis og forskningsintegritet
• Ansvarlig for instituttets brug af ReAp data for historisk succes med ansøgninger og benchmarking med andre ingeniørinstitutter
• Hjælpe forskere med data på tidligere succesfulde ansøgninger

Strategi, organisation og samarbejde

• Udvikling og opfølgning på instituttets strategiinitiativer til forskning
• Implementering af beslutninger fra fakultetsledelsen inden for forskningsområdet
• Svare på forespørgsler om anbefalinger og udnævnelser til forskellige forskningsrelaterede priser og involvering af Forskningsudvalget når relevant
• Udvikle og implementere Tenure Track-modellen og afholde møder for afstemning af forventninger til alle nye tenure track adjunkter

Rekruttering

• Ansvarlig for at lave udkast til instituttets rekrutteringsplan, eksempelvis planlægning af rekruttering af nøglepersoner, som lektorer og professorer, og foreslå nye ansættelser til Institutlederen. Dette i samarbejde med sektionsledere, Viceinstitutleder og Institutleder
• Ansvarlig for ansættelse af forskningspersonale, eksempelvis udarbejdelse af stillingsopslag, involvering af relevante personer i processen (sektionsledere, Viceinstitutleder), udfylde HR-skabelonen og viderebringe den til sekretariatet, og stifte en del af ansættelsesudvalget. Dette i samarbejde med relevante sektionsledere. (Note: ved forskerstillinger deltager Institutlederen i ansættelsesudvalget sammen med Viceinstitutlederen for Forskning)

Møder og udvalg

• Informere instituttet om relevante forskningsrelaterede nyheder på institutmøder ved at holde sig opdateret på udvikling i sektionerne, eksempelvis succes med finansiering, ny udvikling etc.
• Forperson for MPE Forskningsudvalg
• Deltage i og implementere beslutninger fra Techs Forskningsudvalg
• Stedfortræder for Institutleder til møder, hvor Institutleder er fraværende, og forskning er på dagsordenen

Økonomi

• Godkende budgetter til forskningsansøgninger, hvor sektionsledere ikke kan godkende grundet egen involvering
• Indsamle information fra sektionsledere angående budget, forventninger til eksterne forskningsbevillinger etc. til brug i ledelsens budgetteringsproces og anden rapportering til fakultetet

Instituttet er inddelt i forskellige sektioner; hver sektion repræsenterer et betydeligt ingeniørområde inden for instituttet MPE. Sektionerne er inddelt i størrelse og emneområde for at adressere globale udfordringer og konkurrere om globale talenter og studerende.

Sektionerne indeholder og udvikler de nødvendige kompetencer for at understøtte forskning, uddannelse, innovation og entreprenørskab inden for deres felt.

En sektion driver og eksekverer forskningsaktiviteter, innovation og udviklingsprojekter. Ansvaret for at eksekvere uddannelserne ligger hos Viceinstitutleder for Uddannelse med hjælp fra de uddannelsesansvarlige (UA’er) og i samarbejde med sektionslederne. Det er sektionsledernes ansvar at bibeholde og udvikle den tekniske viden og ressourcer, der skal til for at eksekvere uddannelserne. Sektionslederen er også ansvarlig for at balancere hver medarbejders arbejdsbyrde.

Nedenfor findes et overblik over de vigtigste opgaver, som løses af sektionslederne på MPE:

Personaleledelse

• Sikre alt personalets trivsel og motivation
• Inspirere og arbejde for et godt arbejdsmiljø i sektionen, hvor forskellige discipliner respekteres og involveres til fordel for den enkelte medarbejder, sektionen og instituttet
• Bidrage til et godt arbejdsmiljø blandt kollegaer med en blanding af faglige og sociale aktiviteter
• Gennemføre MUS med alle medarbejdere i sektionen hvert år (personligt eller ved uddelegering)
• Sikre, at sektionsmedlemmers karriereudvikling adresseres korrekt
• Lede mentorskab og onboarding af nye talenter i sektionen. Dette kan enten være ved direkte deltagelse i mentorprocessen eller ved uddelegering af opgaven til relevante og erfarne medlemmer af sektionen. Støtte kan også modtages fra Viceinstitutleder for Forskning eller Forskningsudvalget for yderligere at udvikle nyansatte og ungt personale

Personalefordeling

• Endelig godkendelse af fordeling af personaleressourcer til undervisning, foreslået af Viceinstitutleder for Uddannelse og de uddannelsesansvarlige (UA’er)
• Støtte instituttet i at identificere nøglepersoner i sektionen, som kan udføre udvalgsarbejde
• Fordele personaleressourcer til andre pligter i samarbejde med Institutleder eller Viceinstitutledere

Strategi, organisation og samarbejde

• Bidrage til en høj grad af information, åbenhed og rettidig kommunikation i sektionen, for eksempel gennem sektionsmøder og ved opdatering af eksterne hjemmeside i samarbejde med Kommunikation
• Lede implementeringen af en ny fælles MPE-kultur i sektionerne
• Lede samarbejder på tværs af sektioner
• Sikre, at sektionen udvikler forskning og uddannelse i tråd med instituttets strategi og eksekvere de strategiinitiativer, der er tildelt sektionslederne

Rekruttering

• Understøtte Viceinstitutleder for Forskning og Viceinstitutleder for Uddannelse vedrørende rekruttering, eksempelvis ved at foreslå nye ansættelser, bidrage til beskrivelser på stillingsopslag, deltage i ansættelsesudvalg
• Onboarding af nyt personale ved at introducere dem til relevante fora og medarbejdere, og bestille IT-udstyr når det nye personale finansieres af et projekt

Møder og udvalg

• Deltage i – og bidrage til dagsordener til – institutmøder, temamøde, uddannelsesmøder og andre fora med relevans for instituttet
• Repræsentere sektionen eksternt når nødvendigt

Økonomi

• Godkende indkøb af forskningsudstyr, personaleomkostninger etc. som beskrevet i budgetretningslinjerne
• Godkende budgetter for forskningsansøgninger med +25 % overhead

Sekretariatslederen leder institutsekretariatet gennem planlægning og uddelegering af arbejdsopgaver, som sikrer professionel og effektiv sekretariatsbistand til instituttets personale/studerende/faglige aktiviteter og god intern og ekstern kommunikation.

Sekretariatslederen understøtter og rapporterer til institutlederen og er en del af instituttets ledelsesgruppe.

Sekretariatslederen repræsenterer sekretariatet og instituttet i relevante fora ved at sikre synlighed af instituttets kompetencer, kvalifikationer og løsningsforslag.

Nedenfor findes et overblik over de vigtigste opgaver, der løses af sekretariatslederen på MPE:

Personaleledelse

• Sikre alt personales velbefindende og motivation
• Inspirere til og arbejde for godt arbejdsmiljø i sekretariatet, hvor forskellige discipliner respekteres og involveres til fordel for den individuelle medarbejder, sektionen og instituttet
• Bidrage til et godt arbejdsmiljø blandt kollegaer med en kombination af faglige og sociale aktiviteter
• Gennemføre MUS med alle ansatte i sektionen hvert år
• Sikre, at sektionsmedlemmers karriereudvikling adresseres på behørig vis

Personaleallokering

• Sikre, at alle administrative supportfunktioner er bemandet og uddelegeret, og at instituttet er informeret om hvem man kan rette henvendelse til i forhold til forskellige sager

Strategi, organisation og samarbejde

• Bidrage til et højt niveau af information, åbenhed og rettidig kommunikation på instituttet, for eksempel gennem institutmøder, såvel som ved at udvikle og opdatere interne hjemmesider (medarbejderportalen)
• Løbende føre opsyn med og identificere instituttets administrative behov
• Definere og følge op på administrative procedurer og politikker, eksempelvis indkøb, ansættelser, ferie, fravær, onboarding etc. til fordel for instituttet
• Strategisk og administrativ faglig gensidig/kompetent feedback vedrørende alle relevante emner for institutlederen
• Koordination af lokale strategiprocesser
• Være del af forskellige samarbejdende forhold internt på AU, primært i relation til administrationscenteret og fakultetssekretariatet
• Sikre samarbejde på tværs af ingeniørsekretariaterne
• Udføre ad hoc-opgaver i forhold til eksempelvis analyser, rapporter, høringer osv.

Rekruttering

• Sekretariatet understøtter viceinstitutlederne for uddannelse og forskning i rekrutteringsprocessen, dvs. viderebringelse af information og skabeloner udfyldt af Viceinstitutleder for Uddannelse og Viceinstitutleder for Forskning til HR-afdelingen, planlægning af jobsamtaler og håndtering af kontakt til HR vedrørende Emply Recruitment-processen
• Ansvarlig for at ansætte studentermedhjælpere til forskningsprojekter baseret på forespørgsler og information fra sektionsledere (ikke instruktorer)
• Ansvarlig for ansættelse af forskningsassistenter baseret på forespørgsler og information fra sektionsledere
• Onboarding af nyt personale ved afsendelse af ”velkomstmail” med relevant administrativ information angående adgang, e-mails, systemer, ferie, personalepolitik, PURE-profil etc.
• Tilføjelse af nye medarbejdere til relevante distributionslister og Teams
• Bestilling af standard IT-udstyr til nyt personale ansat af instituttet

Møder og udvalg

• Forberede møder i samarbejde med institutlederen, eksempelvis Lokalt Samarbejdsudvalg (LSU), Lokalt Arbejdsmiljøudvalg (LAMU), ledelsesmøder, temamøder og medarbejdermøder
• Deltagelse i instituttets Lokale Samarbejdsudvalg (LSU)
• Repræsentere institutlederen når det findes relevant, i tilfælde af institutlederens fravær

Projektcontroller (PC) er den økonomisk sparringspartner for projektleder (PL). Det vil sige, at PC:

• sikrer sig viden om de givne retningslinjer, som AU, eksterne fonde og samarbejdspartnere kræver, og kan sikre at bevilgede midler håndteres i henhold til disse.
• aktivt bruger sin viden til at rådgive projektlederen herom.
• er bindeled mellem projektleder, ekstern bevillingsgiver/samarbejdspartner og instituttet. Det betyder, at PC har indsigt i og forstår projektleders budgetter og kan stille kritiske spørgsmål dertil.
• for at PC kan løse opgaverne, kræves det, at PL fremsender alt relevant økonomisk materiale til PC rettidigt.

Det gode samarbejde kræver vidensdeling mellem PC og PL. Fungerer dette ikke tilfredsstillende, er begge parter forpligtiget til at gøre nærmeste leder opmærksom herpå.

PC understøtter følgende opgaver

Ansøgningsfasen:

Hvorvidt PC indgår i ansøgningsfasen og dermed yder hjælp til ansøgningsbudget og tastning i ReAp afhænger af aftale indgået med Instituttet.  FSE skal så vidt muligt understøtte denne fase.

Tilsagn:

• PC sikrer, at alle ansøgninger, der er modtaget, er opdateret i ReAp til de 2 årlige økonomirunder (ØR1 og ØR3).
• PC sikrer projektoprettelse ved modtagelse af tilsagn/samarbejdsaftale inkl. ansøgning og alle bilag.
• PC sikrer, at der indtastes projektbudget/bevilliget budget.
• PC informerer projektleder om projekt- og aktivitetsnumre.

Projektstyring:

• PC (og PL) sætter sig ind i vilkår for en given bevilling/samarbejdsaftale.
• PC laver løbende opfølgning på budget og bemandingsplan i dialog med PL.
• PC hjælper med evt. rebudgettering.
• PC laver løbende økonomiske afrapporteringer, herunder hjemskrivning, og har kontakt med Revisor.
• Ved koordinatorprojekter, som administreres af Nat-Tech Økonomi, kontakter PC partnere ifm. Økonomiske afrapporteringer og videreforsendelser.
• PC godkender/bekræfter PL’s udkast til finansiering af nye ansættelser, herunder Ph.d. samt forlængelser inden stillingsopslag.
• PC sikrer økonomisk afslutning af projektet, så hurtigt som muligt efter at projektet er afsluttet.

Økonomirapport (ØR), revisionskrav:

• PC tilbyder 2 årlige budgetmøder med henblik på gennemgang af projektøkonomi.

• PC sikrer, at ØR budgetter er opdateret i henhold til input fra PL, så denne kan godkende sine budgetter elektronisk (projektstatus).

Øvrigt:

• Opfølgning på bemandingsplan på personniveau.
• PC kvalitetssikrer tidsregistrering inden afrapportering.
• Godkendelse af afregninger i RejsUd, leverandørfakturaer i IndFak, samt godkendelse af timer i AU Timeløn (Løn til studentermedhjælp og andre timelønnede medarbejdere). PC sikrer, at omkostningerne må dækkes af bevillingen, korrekt projekt og aktivitet og budgetmæssig dækning.