Organisation

Institut for Mekanik og Produktion har to viceinstitutledere for henholdsvis uddannelse og forskning.  

Viceinstitutlederen for Uddannelse har det overordnede ansvar for tilrettelæggelse og gennemførelse af instituttets undervisning i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der følger af kvalitetssystemet. Dette ansvar varetages med støtte fra uddannelseslederne (UA) og sekretariatet. 

Viceinstitutlederen for Uddannelse refererer til institutlederen og indgår i instituttets ledelse. 

Nedenfor er en oversigt over de vigtigste opgaver, som viceinstitutlederen for uddannelse på MPE udfører: 

Undervisningsplanlægning og -kvalitet 

• Ansvarlig for processen med aktivitetsplanlægning.  

• Sikring af, at aktivitetsplanlægningsprocessen gennemføres med inddragelse af respektive UA og de relevante medarbejdere. VIL sikrer koordinering med sektionslederne, så aktiviteterne planlægges bedst muligt i forhold til de enkelte medarbejderes ønsker og kapacitet samt balancen mellem sektionerne. Koordinationen med sektionsledere foretages, så sektionslederne løbende har overblik over de enkelte medarbejderes aktivitetsprofiler og dermed kan sparre med dem om deres aktiviteter. 

• Ansvarlig for kvalitetssikring af undervisning og uddannelse. 

• Ansvarlig for at udvikle de fysiske rammer for faglige aktiviteter (undervisningslokaler mv.). 

• Ansvarlig for at sikre, at instituttet har et attraktivt studiemiljø, dette i samarbejde med fakultetets prodekan for uddannelse. 

• Ansvarlig for at sikre høj fastholdelse af studerende.  

• Gennemføre og følge op på kursusevalueringer. 

• Underskrive standard NDA-aftaler for studenterprojekter. 

Strategi, organisering og samarbejde 

• Lede og koordinere arbejdet relateret til de uddannelsesmæssige dele af instituttets strategi. 

• Sikre implementering og daglig drift af nye uddannelsesinitiativer. 

• Give input til sektionslederne for at sikre en løbende udvikling af undervisernes pædagogiske kompetencer. Det sker bl.a. ved at informere sektionslederne om mulighederne for kompetenceudvikling på AU og eksternt.  

• Deltage i uddannelsesaktiviteter på fakultetsniveau og i samarbejde med andre institutter. 

• Hold institutledelsen orienteret i februar og september om resultaterne af kursusevalueringerne. 

Ansættelse 

• Ansvarlig for ansættelse af undervisere samt indgå i ansættelsesudvalget sammen med den relevante sektionsleder. Alle endelige beslutninger om ansættelse skal koordineres med sektionslederen. 

• Ansvarlig for at ansætte studentermedhjælpere og instruktorer og godkende deres månedlige timesedler. 

Møder og udvalg 

• Informere instituttet om relevante uddannelsesmæssige nyheder på institutmøder ved at holde sig opdateret om udviklingen i sektioner, uddannelser og studieretninger. 

• Stå i spidsen for instituttets uddannelsesudvalg og orientere ledelsen om aktiviteter og beslutninger. 

• Stå i spidsen for instituttets aftagerpanel og informere ledelsen om aktiviteter og beslutninger. 

• Repræsentere institutlederen ved uddannelsesrelaterede arrangementer i tilfælde, hvor institutlederen er fraværende. 

• Planlægning af koordinationsmøder med sektionslederne i løbet af hvert semester. 

Økonomi 

• Ansvarlig for uddannelsernes økonomi og budget, herunder godkendelse af udgifter og fakturaer i forbindelse med undervisning og uddannelse.

Institut for Mekanik og Produktion har to viceinstitutledere for henholdsvis uddannelse og forskning.  

Viceinstitutlederen for Forskning har ansvaret for udviklingen af instituttets forskning, herunder udvikling og implementering af instituttets forskningsstrategi, aktiviteter relateret til at øge instituttets eksterne finansiering og udvikling af forskertalenter (for ph.d.'er, postdocs og tenure tracks).  

Viceinstitutlederen for Forskning refererer til institutlederen og indgår i instituttets ledelsesteam. 

Nedenfor er en oversigt over de vigtigste opgaver, som Viceinstitutlederen for Forskning på MPE udfører: 

Forskningsstøtte og databehandling 

• Sikre at forskere og sektionsledere får intern og ekstern sparring i forhold til forskningsansøgninger, eksterne midler mv. 

• Regelmæssig koordination med MPE's forskningskoordinator. 

• Ansvarlig for instituttets arbejde med ansvarlig forskningspraksis, forskningsintegritet og GDPR i forskning. 

• Sikre, at instituttets forskere indsender deres data til forskningsansøgninger i ReAp. 

• Hjælp forskere med ReAp-data om tidligere vellykkede ansøgninger. 

• Ansvarlig for at fastsætte sektions- og institutfinansieringsmål hvert år og informere ledelsen om fremskridtene to gange årligt. 

Strategi, organisering og samarbejde 

• Udvikle og implementere en forskningsstrategi for instituttet. 

• Udvikle forskningsinitiativer og udstyre sektionsledere og personale til at arbejde videre med dem. 

• Implementere forskningsbeslutninger fra Institutledelsen og Fakultetsledelsen. 

• Besvare anmodninger om indstillinger og udpegninger til forskellige forskningsrelaterede priser og inddrage instituttets forskningsudvalg, når det er nødvendigt. 

• At være indgangspunkt i ledelsen for instituttets ph.d.-udvalg og instituttets lokale ph.d.- og postdoc-klub. 

• Udvikle og implementere Tenure Track-modellen og hold møder for at afstemme forventningerne til alle nye tenure track-adjunkter.  

• Koordinere forskningsevalueringer. 

Ansættelse 

• Ansvarlig for udarbejdelse af instituttets rekrutteringsplan inden for forskningsstrukturen. Det sker i samråd med sektionsledere, Viceinstitutleder for Uddannelse, Institutleder og Forskningsudvalg. 

• Viceinstitutlederne er ansvarlige for ansættelsesprocessen (men ansvaret for at udføre opgaverne, dvs. udarbejde stillingsopslag og køre processen, ligger hos sektionslederen). Alle endelige beslutninger om ansættelserne skal koordineres mellem sektionslederen, Institutlederen og den respektive viceinstitutleder.  

Møder og udvalg 

• Informer instituttet om relevante forskningsnyheder. 

• Formand for MPE's Forskningsudvalg, herunder initiere fire årlige møder i udvalget. 

• Deltage i og implementere beslutninger fra Techs forskningsudvalg 

• Repræsentere Institutlederen, når det er relevant. 

• Planlægning og afholdelse af instituttemamøder inden for forskningsområdet for at sikre løbende fokus på forskning. 

• Planlægning af koordinationsmøder med sektionsledere i løbet af hvert semester. 

Økonomi 

• Godkende budgetter for forskningsansøgninger, som sektionsledere ikke kan godkende2.  

• Indsamle oplysninger fra sektionsledere om budget, forventninger til eksterne forskningsbevillinger mv. til brug for ledelsens budgetproces og anden rapportering til fakultetet. 

• Fakturahåndtering af udgifter på instituttets forskningskonto, 35819 

Institut for Mekanik og Produktion er delt i fire sektioner, der hver især repræsenterer en central ingeniørdisciplin på instituttet. 

Hver sektion har en sektionsleder, der udpeges af Institutlederen. Sektionslederen refererer til institutlederen og indgår i instituttets ledelse. Ud over sektionsledelsen har hver sektionsleder undervisnings- og/eller forskningsansvar. 

Nedenfor er en oversigt over de vigtigste opgaver, som sektionslederne på MPE udfører: 

Personaleledelse 

• Sektionslederen er den nærmeste leder af sektionens medarbejdere. Midlertidigt ansatte vil i mange tilfælde gå til deres vejleder først, men sektionslederen er der også for dem. 

• Sektionslederen er go-to-person for sektionens personale. Sektionslederen guider personalet til det rigtige sted, hvis de ikke har mulighed for at hjælpe.  

• Sektionslederen er den daglige leder af sektionen og tager ansvar for medlemmernes trivsel ved at tage initiativer til at styrke trivslen og ved at reagere, når der er brug for det. 

• Sektionslederen er ansvarlig for at igangsætte faglige og sociale aktiviteter, der skaber en følelse af tilhørsforhold til gavn for arbejdsmiljøet. 

• Sektionslederen gennemfører MUS-dialog med fastansatte sektionsmedarbejdere2 med undtagelse af professorer og ingeniørdocenter, der refererer direkte til institutlederen. 

• Sektionslederen er ansvarlig for seating-planer i sit eget sektionsområde. Hvis der er pladsproblemer, beder sektionslederen sekretariatet om vejledning.  

• Sektionslederen støtter medarbejdernes udvikling af didaktiske og andre uddannelsesrelaterede færdigheder. 

• Sektionslederen er ansvarlig for sektionens arbejde med forskningsledelse. 

Strategi, organisering og samarbejde 

• Sektionslederen holder løbende medarbejderne orienteret om drøftelser og beslutninger fra ledelsesmøder og andre fora, som sektionslederen deltager i. 

• Sektionslederen er ansvarlig for at gøre ledelsesbeslutninger levende på sektionsniveau. 

• Sektionslederen skal gennemføre de strategiske initiativer, der er pålagt sektionerne. 

• Sektionslederen er en rollemodel, når det kommer til at efterleve MPE's Workplace Values og MPE's Diversity and Inclusion-initiativer. 

• Præsentere sektionens uddannelses- og forskningskompetencer ved interne og eksterne arrangementer. Sektionslederne støtter også Institutlederen og viceinstitutlederne i udviklingen af strategiske samarbejder med interne og eksterne organisationer. 

Ansættelse 

• Sektionslederen støtter viceinstitutlederne for forskning og uddannelse i deres opgave med at udarbejde instituttets rekrutteringsplan for forskere og undervisere.  

• Viceinstitutlederne er ansvarlige for ansættelsesprocessen, men ansvaret for at udføre opgaverne, dvs. udarbejde stillingsopslag og drive processen, ligger hos sektionslederen. 

• Sektionslederne indgår i ansættelsesudvalgene for nye fastansatte i sektionen.  Alle endelige beslutninger om ansættelserne skal koordineres mellem sektionslederen, Institutlederen og den respektive viceinstitutleder.  

• Sektionslederen er ansvarlig for onboarding af nye medarbejdere i sektionen. Dette gøres ved direkte deltagelse i onboarding-processen eller ved at uddelegere opgaver til erfarne medlemmer af sektionen.  

Møder og udvalg 

• Sektionslederen deltager i – og bidrager til dagsordener for – institutmøder, temamøder, uddannelsesmøder og andre fora, der er relevante for instituttet. 

• Sektionslederen er ansvarlig for at koordinere sektionsmøder for alle medarbejdere, herunder ph.d.er og postdocs. Sektionslederen skal inddrage personalet regelmæssigt for at vide, hvilke emner personalet gerne vil drøfte.  

• Sektionslederne deltager mindst to gange pr. semester i koordinationsmøder arrangeret af viceinstitutlederne for hhv. forskning og uddannelse. 

Økonomi 

• Sektionsledere kan – med få undtagelser – godkende indkøb af alt, hvad der vurderes relevant for en fastansat medarbejders arbejde. Kontormøbler skal koordineres med sekretariatet, forsknings-/undervisningsmaterialer med viceinstitutleder for forskning 

• Sektionsleder bistår viceinstitutlederen med dennes opgave med at vurdere forskningsansøgningsbudgetter.  

Fordeling af personale 

• Sektionslederen leverer feedback til Viceinstitutlederen for Uddannelse i arbejdet med aktivitetsplanlægning. Sektionslederen har ansvaret for at have overblik over medarbejdernes ønsker og kapacitet, herunder planer for forskning samt for undervisernes planer for udviklingsaktiviteter og dækning. 

• Sektionslederen er go-to-person for medarbejderne, når de har forslag til nye – eller opdateringer af – uddannelses- og forskningsinitiativer, herunder nye kurser, inden for sektionens overordnede fagområder. Sektionsleder går derefter til den respektive UA/VIL for at diskutere muligheder for implementering. 

Støtte instituttet i at identificere nøglepersoner i sektionerne, der kan udføre udvalgsarbejde og påtage sig andre opgaver og ansvar. 

Sekretariatslederen leder institutsekretariatet gennem planlægning og uddelegering af arbejdsopgaver, som sikrer professionel og effektiv sekretariatsbistand til instituttets personale/studerende/faglige aktiviteter og god intern og ekstern kommunikation.

Sekretariatslederen understøtter og rapporterer til institutlederen og er en del af instituttets ledelsesgruppe.

Sekretariatslederen repræsenterer sekretariatet og instituttet i relevante fora ved at sikre synlighed af instituttets kompetencer, kvalifikationer og løsningsforslag.

Nedenfor findes et overblik over de vigtigste opgaver, der løses af sekretariatslederen på MPE:

Personaleledelse

• Sikre alt personales velbefindende og motivation
• Inspirere til og arbejde for godt arbejdsmiljø i sekretariatet, hvor forskellige discipliner respekteres og involveres til fordel for den individuelle medarbejder, sektionen og instituttet
• Bidrage til et godt arbejdsmiljø blandt kollegaer med en kombination af faglige og sociale aktiviteter
• Gennemføre MUS med alle ansatte i sektionen hvert år
• Sikre, at sektionsmedlemmers karriereudvikling adresseres på behørig vis

Personaleallokering

• Sikre, at alle administrative supportfunktioner er bemandet og uddelegeret, og at instituttet er informeret om hvem man kan rette henvendelse til i forhold til forskellige sager

Strategi, organisation og samarbejde

• Bidrage til et højt niveau af information, åbenhed og rettidig kommunikation på instituttet, for eksempel gennem institutmøder, såvel som ved at udvikle og opdatere interne hjemmesider (medarbejderportalen)
• Løbende føre opsyn med og identificere instituttets administrative behov
• Definere og følge op på administrative procedurer og politikker, eksempelvis indkøb, ansættelser, ferie, fravær, onboarding etc. til fordel for instituttet
• Strategisk og administrativ faglig gensidig/kompetent feedback vedrørende alle relevante emner for institutlederen
• Koordination af lokale strategiprocesser
• Være del af forskellige samarbejdende forhold internt på AU, primært i relation til administrationscenteret og fakultetssekretariatet
• Sikre samarbejde på tværs af ingeniørsekretariaterne
• Udføre ad hoc-opgaver i forhold til eksempelvis analyser, rapporter, høringer osv.

Rekruttering

• Sekretariatet understøtter viceinstitutlederne for uddannelse og forskning i rekrutteringsprocessen, dvs. viderebringelse af information og skabeloner udfyldt af Viceinstitutleder for Uddannelse og Viceinstitutleder for Forskning til HR-afdelingen, planlægning af jobsamtaler og håndtering af kontakt til HR vedrørende Emply Recruitment-processen
• Ansvarlig for at ansætte studentermedhjælpere til forskningsprojekter baseret på forespørgsler og information fra sektionsledere (ikke instruktorer)
• Ansvarlig for ansættelse af forskningsassistenter baseret på forespørgsler og information fra sektionsledere
• Onboarding af nyt personale ved afsendelse af ”velkomstmail” med relevant administrativ information angående adgang, e-mails, systemer, ferie, personalepolitik, PURE-profil etc.
• Tilføjelse af nye medarbejdere til relevante distributionslister og Teams
• Bestilling af standard IT-udstyr til nyt personale ansat af instituttet

Møder og udvalg

• Forberede møder i samarbejde med institutlederen, eksempelvis Lokalt Samarbejdsudvalg (LSU), Lokalt Arbejdsmiljøudvalg (LAMU), ledelsesmøder, temamøder og medarbejdermøder
• Deltagelse i instituttets Lokale Samarbejdsudvalg (LSU)
• Repræsentere institutlederen når det findes relevant, i tilfælde af institutlederens fravær

Projektcontroller (PC) er den økonomisk sparringspartner for projektleder (PL). Det vil sige, at PC:

• sikrer sig viden om de givne retningslinjer, som AU, eksterne fonde og samarbejdspartnere kræver, og kan sikre at bevilgede midler håndteres i henhold til disse.
• aktivt bruger sin viden til at rådgive projektlederen herom.
• er bindeled mellem projektleder, ekstern bevillingsgiver/samarbejdspartner og instituttet. Det betyder, at PC har indsigt i og forstår projektleders budgetter og kan stille kritiske spørgsmål dertil.
• for at PC kan løse opgaverne, kræves det, at PL fremsender alt relevant økonomisk materiale til PC rettidigt.

Det gode samarbejde kræver vidensdeling mellem PC og PL. Fungerer dette ikke tilfredsstillende, er begge parter forpligtiget til at gøre nærmeste leder opmærksom herpå.

PC understøtter følgende opgaver

Ansøgningsfasen:

Hvorvidt PC indgår i ansøgningsfasen og dermed yder hjælp til ansøgningsbudget og tastning i ReAp afhænger af aftale indgået med Instituttet.  FSE skal så vidt muligt understøtte denne fase.

Tilsagn:

• PC sikrer, at alle ansøgninger, der er modtaget, er opdateret i ReAp til de 2 årlige økonomirunder (ØR1 og ØR3).
• PC sikrer projektoprettelse ved modtagelse af tilsagn/samarbejdsaftale inkl. ansøgning og alle bilag.
• PC sikrer, at der indtastes projektbudget/bevilliget budget.
• PC informerer projektleder om projekt- og aktivitetsnumre.

Projektstyring:

• PC (og PL) sætter sig ind i vilkår for en given bevilling/samarbejdsaftale.
• PC laver løbende opfølgning på budget og bemandingsplan i dialog med PL.
• PC hjælper med evt. rebudgettering.
• PC laver løbende økonomiske afrapporteringer, herunder hjemskrivning, og har kontakt med Revisor.
• Ved koordinatorprojekter, som administreres af Nat-Tech Økonomi, kontakter PC partnere ifm. Økonomiske afrapporteringer og videreforsendelser.
• PC godkender/bekræfter PL’s udkast til finansiering af nye ansættelser, herunder Ph.d. samt forlængelser inden stillingsopslag.
• PC sikrer økonomisk afslutning af projektet, så hurtigt som muligt efter at projektet er afsluttet.

Økonomirapport (ØR), revisionskrav:

• PC tilbyder 2 årlige budgetmøder med henblik på gennemgang af projektøkonomi.

• PC sikrer, at ØR budgetter er opdateret i henhold til input fra PL, så denne kan godkende sine budgetter elektronisk (projektstatus).

Øvrigt:

• Opfølgning på bemandingsplan på personniveau.
• PC kvalitetssikrer tidsregistrering inden afrapportering.
• Godkendelse af afregninger i RejsUd, leverandørfakturaer i IndFak, samt godkendelse af timer i AU Timeløn (Løn til studentermedhjælp og andre timelønnede medarbejdere). PC sikrer, at omkostningerne må dækkes af bevillingen, korrekt projekt og aktivitet og budgetmæssig dækning.