Organisation

Institut for Mekanik og Produktion

Katrinebjergvej 89 G-F
8200 Aarhus N

Omstilling tlf. +45 8715 0000
E-mail: mpe@au.dk

CVR-nr.: 31 11 91 03
P-nr.:
EAN: 5798000433861
Stedkode: 6341

Organisationsdiagram


Viceinstitutleder for uddannelse

Viceinstitutlederen for Uddannelse understøtter Institutlederen i institutopgaver relateret til uddannelse. Viceinstitutlederen for Uddannelse har det overordnede ansvar for instituttets uddannelsesaktiviteter med støtte fra de uddannelsesansvarlige (UA’erne) og sekretariatet.

Viceinstitutlederen for uddannelse rapporterer til Institutlederen og er en del af instituttets ledelsesteam.

Herunder findes et overblik over de vigtigste opgaver, der udføres af Viceinstitutlederen for Uddannelse på MPE:

Uddannelses- og undervisningsplanlægning og kvalitet

  • Planlægning af hvert semesters undervisning ved
    • udarbejdelse af forslag til hvordan man tilpasser undervisningsbehov og kompetencer fra hver sektion og godkendelse af forslaget hos den relevante sektionsleder
    • at levere et overblik over undervisernes og forskernes undervisningsbidrag/belastning
  • Ansvarlig for kvalitetssikring af undervisningen og uddannelserne
  • Ansvarlig for at udvikle de fysiske rammer for faglige aktiviteter
  • Ansvarlig for at udvikle studiemiljøet
  • Ansvarlig for at igangsætte aktiviteter, der sikrer høj fastholdelse af studerende
  • Gennemføre og følge op på evalueringer fra studerende
  • Underskrive NDA-aftaler til studenterprojekter

Strategi, organisation og samarbejde

  • Lede og koordinere arbejdet omkring de uddannelsesmæssige dele af instituttets strategi og sikre driften og implementeringen af nye uddannelsesinitiativer
  • Implementere beslutninger fra fakultetsledelsen inden for uddannelsesområdet
  • Levere input/støtte til sektionslederne til at sikre den kontinuerlige udvikling af undervisningspersonalets pædagogiske kompetencer
  • Deltage i aktiviteter på fakultetsniveau
  • Involveret i opgaver relateret til studieaktiviteter, som instituttet bidrager til på andre institutter og fakulteter

Rekruttering

  • Ansættelse af undervisningspersonale, skrive udkast til stillingsopslag, involvere de relevante personer i processen (sektionsledere, Viceinstitutleder for Forskning), udfylde HR-skabelonen og viderebringe den til sekretariatet, og stifte en del af ansættelsesudvalget. Dette i samarbejde med den relevante sektionsleder
  • Ansvarlig for ansættelse af studentermedhjælpere og instruktorer og godkendelse af deres månedlige timeplaner

Møde og udvalg

  • Informere instituttet om relevante uddannelsesrelaterede nyheder på institutmøder ved at holde sig opdateret på udviklingen i sektioner, uddannelser og studieretninger
  • Lede instituttets Uddannelsesudvalg
  • Lede instituttets Aftagerpanel
  • Repræsentere institutlederen ved uddannelsesrelaterede begivenheder i tilfælde hvor institutlederen er fraværende

Økonomi

  • Ansvarlig for uddannelsernes økonomi og budget, eksempelvis godkendelse af udgifter og fakturaer relateret til undervisning og uddannelse

Viceinstitutleder for forskning

Viceinstitutlederen for forskning understøtter Institutlederen i institutopgaver relateret til forskning. Viceinstitutlederen for forskning er ansvarlig for udvikling og implementering af instituttets forskningsstrategi i tæt dialog med Institutlederen, Viceinstitutlederen for Innovation og Entreprenørskab og sektionslederne.

Viceinstitutlederen for Forskning har, i tæt samarbejde med instituttets ledelsesteam, det overordnede ansvar for talentudvikling på MPE, herunder ansvaret for at sikre tæt koordinering og udvikling af området i samarbejde med fakultetets Ph.d. skole og MPEs Ph.d udvalg.

Viceinstitutlederen for Forskning rapporterer til Institutlederen og er en del af instituttets ledelsesteam.

Nedenfor findes et overblik over de vigtigste opgaver, der løses af Viceinstitutlederen for Forskning på MPE:

Forskningsstøtte og forskningsdatabehandling

  • Ansvarlig for at sikre, at forskere og sektionsledere får intern og ekstern sparring i forhold til forskningsansøgninger, ekstern finansiering etc.
  • Ansvarlig for aktiviteter relateret til ansvarlig forskningspraksis og forskningsintegritet
  • Ansvarlig for instituttets brug af ReAp data for historisk succes med ansøgninger og benchmarking med andre ingeniørinstitutter
  • Hjælpe forskere med data på tidligere succesfulde ansøgninger

Strategi, organisation og samarbejde

  • Udvikling og opfølgning på institutstrategiinitiativer til forskning
  • Implementering af beslutninger fra fakultetsledelsen inden for forskningsområdet
  • Svare på forespørgsler om anbefalinger og udnævnelser til forskellige forskningsrelaterede priser og involvering af Forskningsudvalget når relevant
  • Udvikle og implementere Tenure Track-modellen og afholde møder for afstemning af forventninger til alle nye tenure track adjunkter

Rekruttering

  • Ansvarlig for at lave udkast til instituttets rekrutteringsplan, eksempelvis planlægning af rekruttering af nøglepersoner, som lektorer og professorer, og foreslå nye ansættelser til Institutlederen. Dette i samarbejde med sektionsledere, Viceinstitutleder og Institutleder
  • Ansvarlig for ansættelse af forskningspersonale, eksempelvis udarbejdelse af stillingsopslag, involvering af relevante personer i processen (sektionsledere, Viceinstitutleder), udfylde HR-skabelonen og viderebringe den til sekretariatet, og stifte en del af ansættelsesudvalget. Dette i samarbejde med relevante sektionsledere. (Note: ved forskerstillinger deltager Institutlederen i ansættelsesudvalget sammen med Viceinstitutlederen for Forskning)

Møder og udvalg

  • Informere instituttet om relevante forskningsrelaterede nyheder på institutmøder ved at holde sig opdateret på udvikling i sektionerne, eksempelvis succes med finansiering, ny udvikling etc.
  • Formand for MPE Forskningsudvalg
  • Deltage i og implementere beslutninger fra Techs Forskningsudvalg
  • Stedfortræder for Institutleder til møder, hvor Institutleder er fraværende, og forskning er på dagsordenen

Økonomi

  • Godkende budgetter til forskningsansøgninger, hvor sektionsledere ikke kan godkende grundet egen involvering
  • Indsamle information fra sektionsledere angående budget, forventninger til eksterne forskningsbevillinger etc. til brug i ledelsens budgetteringsproces og anden rapportering til fakultetet

Sektionsleder

Instituttet er inddelt i forskellige sektioner; hver sektion repræsenterer et betydeligt ingeniørområde inden for instituttet MPE. Sektionerne er inddelt i størrelse og emneområde for at adressere globale udfordringer og konkurrere om globale talenter og studerende.

Sektionerne indeholder og udvikler de nødvendige kompetencer for at understøtte forskning, uddannelse, innovation og entreprenørskab inden for deres felt.

En sektion driver og eksekverer forskningsaktiviteter, innovation og udviklingsprojekter. Ansvaret for at eksekvere uddannelserne ligger hos Viceinstitutleder for Uddannelse med hjælp fra de uddannelsesansvarlige (UA’er) og i samarbejde med sektionslederne. Det er sektionsledernes ansvar at bibeholde og udvikle den tekniske viden og ressourcer, der skal til for at eksekvere uddannelserne. Sektionslederen er også ansvarlig for at balancere hver medarbejders arbejdsbyrde.

Nedenfor findes et overblik over de vigtigste opgaver, som løses af sektionslederne på MPE:

Personaleledelse

  • Sikre alt personalets trivsel og motivation
  • Inspirere og arbejde for et godt arbejdsmiljø i sektionen, hvor forskellige discipliner respekteres og involveres til fordel for den enkelte medarbejder, sektionen og instituttet
  • Bidrage til et godt arbejdsmiljø blandt kollegaer med en blanding af faglige og sociale aktiviteter
  • Gennemføre MUS med alle medarbejdere i sektionen hvert år (personligt eller ved uddelegering)
  • Sikre, at sektionsmedlemmers karriereudvikling adresseres korrekt
  • Lede mentorskab og onboarding af nye talenter i sektionen. Dette kan enten være ved direkte deltagelse i mentorprocessen eller ved uddelegering af opgaven til relevante og erfarne medlemmer af sektionen. Støtte kan også modtages fra Viceinstitutleder for Forskning eller Forskningsudvalget for yderligere at udvikle nyansatte og ungt personale

Personalefordeling

  • Endelig godkendelse af fordeling af personaleressourcer til undervisning, foreslået af Viceinstitutleder for Uddannelse og de uddannelsesansvarlige (UA’er)
  • Støtte instituttet i at identificere nøglepersoner i sektionen, som kan udføre udvalgsarbejde
  • Fordele personaleressourcer til andre pligter i samarbejde med Institutleder eller Viceinstitutledere

Strategi, organisation og samarbejde

  • Bidrage til en høj grad af information, åbenhed og rettidig kommunikation i sektionen, for eksempel gennem sektionsmøder og ved opdatering af eksterne hjemmeside i samarbejde med Kommunikation
  • Lede implementeringen af en ny fælles MPE-kultur i sektionerne
  • Lede samarbejder på tværs af sektioner
  • Sikre, at sektionen udvikler forskning og uddannelse i tråd med instituttets strategi og eksekvere de strategiinitiativer, der er tildelt sektionslederne

Rekruttering

  • Understøtte Viceinstitutleder for Forskning og Viceinstitutleder for Uddannelse vedrørende rekruttering, eksempelvis ved at foreslå nye ansættelser, bidrage til beskrivelser på stillingsopslag, deltage i ansættelsesudvalg
  • Onboarding af nyt personale ved at introducere dem til relevante fora og medarbejdere, og bestille IT-udstyr når det nye personale finansieres af et projekt

Møder og udvalg

  • Deltage i – og bidrage til dagsordener til – institutmøder, temamøde, uddannelsesmøder og andre fora med relevans for instituttet
  • Repræsentere sektionen eksternt når nødvendigt

Økonomi

  • Godkende indkøb af forskningsudstyr, personaleomkostninger etc. som beskrevet i budgetretningslinjerne
  • Godkende budgetter for forskningsansøgninger med +25 % overhead

Sekretariatsleder

Sekretariatslederen leder institutsekretariatet gennem planlægning og uddelegering af arbejdsopgaver, som sikrer professionel og effektiv sekretariatsbistand til instituttets personale/studerende/faglige aktiviteter og god intern og ekstern kommunikation.

Sekretariatslederen understøtter og rapporterer til institutlederen og er en del af instituttets ledelsesgruppe.

Sekretariatslederen repræsenterer sekretariatet og instituttet i relevante fora ved at sikre synlighed af instituttets kompetencer, kvalifikationer og løsningsforslag.

Nedenfor findes et overblik over de vigtigste opgaver, der løses af sekretariatslederen på MPE:

Personaleledelse

  • Sikre alt personales velbefindende og motivation
  • Inspirere til og arbejde for godt arbejdsmiljø i sekretariatet, hvor forskellige discipliner respekteres og involveres til fordel for den individuelle medarbejder, sektionen og instituttet
  • Bidrage til et godt arbejdsmiljø blandt kollegaer med en kombination af faglige og sociale aktiviteter
  • Gennemføre MUS med alle ansatte i sektionen hvert år
  • Sikre, at sektionsmedlemmers karriereudvikling adresseres på behørig vis

Personaleallokering

  • Sikre, at alle administrative supportfunktioner er bemandet og uddelegeret, og at instituttet er informeret om hvem man kan rette henvendelse til i forhold til forskellige sager

Strategi, organisation og samarbejde

  • Bidrage til et højt niveau af information, åbenhed og rettidig kommunikation på instituttet, for eksempel gennem institutmøder, såvel som ved at udvikle og opdatere interne hjemmesider (medarbejderportalen)
  • Løbende føre opsyn med og identificere instituttets administrative behov
  • Definere og følge op på administrative procedurer og politikker, eksempelvis indkøb, ansættelser, ferie, fravær, onboarding etc. til fordel for instituttet
  • Strategisk og administrativ faglig gensidig/kompetent feedback vedrørende alle relevante emner for institutlederen
  • Koordination af lokale strategiprocesser
  • Være del af forskellige samarbejdende forhold internt på AU, primært i relation til administrationscenteret og fakultetssekretariatet
  • Sikre samarbejde på tværs af ingeniørsekretariaterne
  • Udføre ad hoc-opgaver i forhold til eksempelvis analyser, rapporter, høringer osv.

Rekruttering

  • Sekretariatet understøtter viceinstitutlederne for uddannelse og forskning i rekrutteringsprocessen, dvs. viderebringelse af information og skabeloner udfyldt af Viceinstitutleder for Uddannelse og Viceinstitutleder for Forskning til HR-afdelingen, planlægning af jobsamtaler og håndtering af kontakt til HR vedrørende Emply Recruitment-processen
  • Ansvarlig for at ansætte studentermedhjælpere til forskningsprojekter baseret på forespørgsler og information fra sektionsledere (ikke instruktorer)
  • Ansvarlig for ansættelse af forskningsassistenter baseret på forespørgsler og information fra sektionsledere
  • Onboarding af nyt personale ved afsendelse af ”velkomstmail” med relevant administrativ information angående adgang, e-mails, systemer, ferie, personalepolitik, PURE-profil etc.
  • Tilføjelse af nye medarbejdere til relevante distributionslister og Teams
  • Bestilling af standard IT-udstyr til nyt personale ansat af instituttet

Møder og udvalg

  • Forberede møder i samarbejde med institutlederen, eksempelvis Lokalt Samarbejdsudvalg (LSU), Lokalt Arbejdsmiljøudvalg (LAMU), ledelsesmøder, temamøder og medarbejdermøder
  • Deltagelse i instituttets Lokale Samarbejdsudvalg (LSU)
  • Repræsentere institutlederen når det findes relevant, i tilfælde af institutlederens fravær

Budget retningslinjer for sektionsudgifter

Forskningsudstyr

  • Hver sektion bedes i budgetteringsprocessen levere et budget for det kommende år, som forhandles mellem institutleder og sektionsleder. Som hovedregel skal nyt forskningsudstyr betales af eksterne bevillinger. Dog kan nyt udstyr inkluderes i det årlige budget. Sektionslederen er ansvarlig for at godkende omkostninger i dette budget. Budgettet dækker vedligehold og kalibrering, forbrugsvarer, og mindre nyt udstyr, som er inkluderet i budgettet.
  • Når sektionsleder godkender, sæt da venligst sekretariatet cc. af hensyn til senere behandling af indkøbet i IndFak. Informer venligst også medarbejderen om processen for indkøb ved eksterne leverandører (vedhæftet).

Projektnummer: 38620-3 MPE [sektionsnavn]

Aktivitetsnummer: 82105 Forskningsudstyr

Konferencer og networking

Forskere

  • Konferencedeltagelse skal som udgangspunkt dækkes af eksterne bevillinger. Har det ikke været muligt at få eksterne bevillinger, kan forskere på adjunktniveau og opefter bede deres sektionsleder om en særlig godkendelse af, at institutbudgettet kan dække konferencedeltagelsen. Forespørgslen kan imødekommes hvis den er tilstrækkeligt motiveret, også vedrørende hvorfor ekstern bevilling ikke var mulig, og hvis forskeren ikke allerede har været til to konference i det pågældende kalenderår. Desuden skal forskeren præsentere en artikel, medmindre der er en god motivation for ikke at gøre det.

Projektnummer: 38620-3 MPE [sektionsnavn]

Aktivitetsnummer: 82107 Konferencer og netværk

Undervisere

  • Undervisere må tage på konferencer for at opretholde deres faglige og/eller undervisningskompetencer. Sektionslederen må, hvis behovet er tilstrækkeligt motiveret, godkende sådanne rejser uden godkendelse fra institutlederen. Der bør forsøges at søge om ekstern bevilling fra mindst en fond.

Projektnummer: 38620-3 MPE [sektionsnavn]

Aktivitetsnummer: 82107 Konferencer og netværk

VIP Networking

  • Alle VIP medarbejdere opfordres til at deltage i relevante netværksaktiviteter, som faglige foreninger, workshops på andre universiteter etc. Sektionsleder må godkende sådanne aktiviteter med mindre gebyrer. Større udgifter kræver godkendelse fra institutlederen med sekretariatet cc. (mfa@mpe.au.dk) på forespørgsel af sektionsleder.
  • I forhold til deltagelse i standardiserede organisationer skal medarbejderen indhente godkendelse hos institutlederen

Projektnummer: 38620-3 MPE [sektionsnavn]

Aktivitetsnummer: 82107 Konferencer og netværk

Kurser

  • Alle medarbejdere bør gives tilstrækkelig kontinuerlig undervisning og kompetenceudvikling for at understøtte personlig udvikling i arbejdsrelaterede kompetencer. Dette kan være gennem kurser, professionelle workshops etc. Hvis muligt skal interne AU aktiviteter vælges, men er disse ikke tilgængelige, kan sektionsleder godkende eksterne kurser etc. Dette bør kun gøres når der forelægger en god motivation for at vælge det eksterne arrangement. Ved større omkostninger skal sektionsleder søge godkendelse fra institutlederen med sekretariatet cc. (mfa@mpe.au.dk)

Projektnummer: 35817 MPE Institutprojekt

Aktivitetsnummer: 82120 Kompetenceudvikling

IT-udstyr til nuværende medarbejdere

Fornyelse af standardudstyr:

  • Sektionsleder kan godkende. Medarbejderen spørger sektionslederen om han/hun kan forny sit standardudstyr (liste vedhæftet). Hvis motivationen er rimelig kan sektionslederen godkende. Medarbejderen bestiller udstyret i AU-IT webshoppen.

Ikke-standard udstyr:

  • Institutleder kan godkende. Medarbejdere spørger sin sektionsleder om han/hun kan købe et givent stykke udstyr. Hvis motivationen er rimelig videresender sektionslederen forespørgslen til institutlederen gennem sekretariatet (mfa@mpe.au.dk).

IT-udstyr til nye medarbejdere

Ansat af instituttet:

  • Sektionsleder afklarer den nye medarbejders behov for udstyr. Hvis der er tale om standard-udstyr hjælper sekretariatet med bestilling og arrangerer afhentning. Hvis der er tale om ikke-standard udstyr afklarer sektionslederen behovet for udstyr og beder IT om et prisestimat. Estimatet skal godkendes af institutleder gennem sekretariatet (mfa@mpe.au.dk). Hvis det godkendes, afgiver sektionsleder ordren og arrangerer afhentning.

Ansat på et projekt:

  • Projektleder (eller sektionsleder) afklarer den nye medarbejders behov for udstyr og afgiver ordren hos IT og arrangerer afhentning.

Ansat på et projekt men udstyr betales af instituttet:

  • Projektleder (eller sektionsleder) afklarer den nye medarbejders behov for udstyr og beder IT om et prisestimat. Estimatet skal godkendes af institutleder gennem sekretariatet (mfa@mpe.au.dk). Hvis det godkendes, afgiver projektleder (eller sektionsleder) ordren og arrangerer afhentning.

Sociale aktiviteter i sektionen

  • Hver sektion har et budget for sociale aktiviteter i sektionen. For enhver social aktivitet kræves det, at den kombineres med faglige aktiviteter og en tilhørende dagsorden.
    Projektnummer: 35817 MPE Institutprojekt

Aktivitetsnummer: 82110 Sociale arrangementer