Information til nye medarbejdere

Alle nye medarbejdere opfordres til at gennemgå Aarhus Universitets digitale velkomst så tidligt i sin ansættelse som muligt.

Velkomsten består af en række videoer, der giver relevante informationer og værktøjer til det daglige arbejdsliv på Aarhus Universitet. 

Du kan læse mere om den digitale velkomst og hvordan du får adgang til den her.

Du vil modtage en e-mail om, hvordan du opretter din AU-e-mail og adgangskode. Husk at læse e-mailen til ende, og at følge vejledningen om, hvordan du selv vælger din e-mailadresse.

Som ansat på Institut for Mekanik og Produktion, skal du læse og svare på dine e-mails og altid holde din kalender opdateret.

Du kan downloade en skabelon til opsætning af e-mailsignaturer på instituttets medarbejderportal.

På AU og MPE har vi en åben kalenderpolitik. Det betyder, at din kalender skal være åben for alle, så man kan se overskifter og placering af møder i din kalender.

Har du brug for, at en aftale er fortrolig eller privat, skal du bruge indstillingen privat når du laver kalenderinvitationen.

Indstillingen i din kalenderdeling skal hedde Can view titles and locations. Se billedet nedenfor, hvis du har problemer med at indstille din kalender korrekt.

På din første arbejdsdag vil du få udleveret en nøgle og adgangskort, der giver adgang til instituttets bygninger. Sammen med din nøgle får du udleveret en nøglekvittering, som du bedes udfylde og returnere til sekretariatet. 

Du modtager en e-mail med koden til dit adgangskort. Hvis du har glemt din kode eller ikke har fået en tilsendt, kan du generere en ny kode til dit adgangskort her.

Hvis du får en mobiltelefon i forbindelse med din ansættelse, skal du tage stilling til om du:

1.  Udelukkende vil bruge din telefon til arbejdsformål. Hvis du vælger denne mulighed, vil du blive bedt om at udfylde en tro og love-erklæring.
2.  Vil bruge mobiltelefonen både til arbejde og private formål. Hvis du vælger denne mulighed, skal du være opmærksom på, at du vil blive multimediebeskattet.

Den generelle politik på Institut for Mekanik og Produktion er, at roaming i udlandet skal anvendes så lidt som muligt, og at man kobler sig på et trådløst netværk når det kan lade sig gøre. Derudover opfordres medarbejdere til at bruge Skype – eller andre internetbaserede telefonitjenester –  til udenlandssamtaler. Udenlandssamtaler af privat karakter må ikke foretages med din arbejdstelefon, uanset om du har valgt at lade dig beskatte eller ej.

Du kan læse mere om arbejdstelefoni på instituttets medarbejderportal.

Som medarbejder på Institut for Mekanik og Produktion skal du selv registrere din ferie og dit fravær i AU's digitale HR-løsning mitHR.

På instituttet opererer vi med standardferieperioder, hvilket betyder at du får registreret din ferie ud fra instituttets standardferieperioder. Hvis du ønsker at ændre din ferie fra standardplanlægningen, skal du ind og ændre din ferieregistrering i mitHR. Du må kun ændre din ferie så dine ferieønsker ikke er i konflikt med undervisning eller andre arbejdsaktiviteter. Er der konflikt, skal du aftale ferie med din leder/vejleder.

Inden du går på ferie, har du pligt til at informere din leder/vejleder om det, opdatere din Outlook-kalender og sætte autosvar på din e-mail.

Du kan læse mere om instituttets retningslinjer for registrering af ferie og fravær på instituttets medarbejderportal og finde vejledninger til fraværsregistrering i mitHR her.

På Aarhus Universitets overordnede medarbejderside kan du finde de generelle ferie- og fraværsregler på AU.

Foruden din optjente ferie, får du som medarbejder på Aarhus Universitet også en række fridage med løn. Disse dage kan du finde en oversigt over her. 

Instituttet har en medarbejderportal (hvilket faktisk er den side du er inde på nu), hvor du har adgang til forskellige informationer omkring instituttet, herunder procedurer, retningslinjer og praktiske informationer. Vi anbefaler, at du bogmærker medarbejderportalen på din arbejdscomputer, og orienterer dig om portalens indhold. 

Ud over praktisk information bliver der også lagt nyheder og arrangementer ud på instituttets medarbejderportal, hvilket vi også opfordrer til at du løbende holder øje med.

Ved at søge på dit navn på Aarhus Universitets kontaktside, finder du din personlige PURE-profil. Det er dit ansvar at holde din profil opdateret. Send derfor følgende oplysninger til mpe@au.dk så hurtigt som muligt, så dine opdateringer vil blive tilføjet til systemet:

• Kort beskrivelse af din personlige, faglige profil
• Dit CV (Word-format)

Alle artikler, rapporter, konferencepapirer osv., som du skriver, samt de aktiviteter, du deltager i under din ansættelse ved Aarhus Universitet, skal registreres i Aarhus Universitets PURE-database. Dette gøres ved at sende dine aktiviteter og publikationer til mpe@au.dk.

Læs mere om registrering af aktiviteter og publikationer i PURE her.

For at få et foto på din profil, beder vi dig også om at booke en tid hos AU Foto, som håndterer personalefotografering til PURE-profiler og visitkort. Billedet skal sendes til mpe@au.dk, hvorefter det vil blive tilføjet til din PURE-profil.

Informationssikkerhed
Som medarbejder skal du følge de generelle rammer for informationssikkerhed på Aarhus Universitet. På AU's medarbejderside kan du holde dig opdateret om Aarhus Universitets politik og regler for informationssikkerhed.

Databeskyttelse (GDPR)
Hvis du håndterer personfølsomme eller fortrolige oplysninger i forbindelse med dit arbejde, er det vigtigt, at du overholder lovgivningen på området. På AU's medarbejderside kan du finde ud af mere om den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), og hvad du skal gøre for at sikre, at du beskytter personoplysninger.

Aarhus Universitet har en række indkøbsaftaler med leverandører, som du som medarbejder er forpligtet på at overholde. Du kan finde indkøbsaftalerne her.

Derudover skal du også sætte dig ind i din afdelings procedure for driftsudgifter, hvilket du kan finde information om her.

Som nyansat kan det være overvældende at blive præsenteret for en masse forkortelser og akronymer, som vi bruger i vores daglige arbejde. For at hjælpe dig med at komme godt ind i lingoen, har vi udarbejdet et diagram over de forkortelser, du vil kunne støde på som medarbejder på instituttet:

Hvis du har glemt dit brugernavn eller din adgangskode, kan du kan du få tilsendt det på e-mail her.

Hvis du har glemt din adgangskode til dit adgangskort, kan du få genereret et nyt her. 

Hvis du har glemt dit AU-ID, kan du finde det i nederste højre hjørne på dit adgangskort.