Driftsomkostninger og indkøb

Brug indkøbsaftaler

Når man på Aarhus Universitet skal foretage et indkøb, skal man som udgangspunkt gøre det via universitetets indkøbsaftaler. Du kan derfor starte med at søge varen frem på i Statens Digitale Indkøb (SDI) og købe den derigennem. Sekretariatet har oprettet alle faste medarbejdere på instituttet i SDI.

Findes varen ikke i Statens Digitale Indkøb, må du købe den hos en anden leverandør under hensyntagen til pris og leveringstider mv. I så fald afregner du indkøbet efterfølgende via RejsUd.

Ledelsen ønsker at øge faste videnskabelige medarbejderes økonomiske autonomi. Desuden ønsker de at støtte de yngre forskere i starten af karriereforløbet, hvilket var en af anbefalingerne fra sidste års forskningsevaluering. 

De indfører derfor to tiltag som forsøg indtil udgangen af 2026:

1. En bagatelgrænse for småindkøb under 2.000 kr.
2. Et annuum for tenure track adjunkter på 25.000 kr.

Gældende for både småindkøb og annuum er, at pengene naturligvis kun anvendes til udgifter med relevans for arbejdet. Brug tommelfingerreglen ”Ville min leder sige ja til dette?”. Hvis der er usikkerhed, anbefales det at spørge nærmeste leder eller sekretariatsleder Morten Flarup.

Bagatelgrænse for småindkøb under 2.000 kr.

Alle faste VIP-medarbejdere – dvs. forskere og undervisere – kan fra nu af foretage enkeltstående arbejdsrelaterede indkøb under 2.000 kr. uden at skulle spørge sin leder. Det skal være indkøb til personligt brug fx it-udstyr, kontorartikler, inventar, bøger til undervisning. Brug ikke pengene til indkøb til projekter eller laboratorier. Laboratorieindkøb skal altid ske gennem laboratorieadministratorerne.

Indkøbene under bagatelgrænsen skal ikke ses som nye udgifter, men som udgifter man tidligere har været nødt til at få godkendt af leder. Målet er som sagt, at der bliver mere autonomi for VIP’ere. 

Proceduren for indkøb over minimumsgrænsen foregår som hidtil ved at søge godkendelse den relevante kontoansvarlige.

Praktisk
Alle indkøb over og under bagatelgrænsen skal konteres efter deres brug, fx på instituttets driftsbudget, uddannelsesbudgettet eller forskningsbudgettet. 

Se Kontooplysninger til brug for kontering på MPE for flere detaljer.

Annuum for tenure track adjunkter på 25.000 kr.
Annuum er en økonomisk ramme som en afgrænset gruppe af medarbejdere kan anvende til arbejdsrelaterede udgifter. I 2026 tildeler vi tenure track adjunkter et annuum på 25.000 kr., som de kan anvende til at styrke deres forskning og netværk. Pengene kan bruges til fx konferencer, køb af udstyr/software oa. og er tilgængelige fra dags dato. 

De 25.000 kr. ligger ud over bagatelgrænsen på 2.000 kr.

Vi regner med at kunne introducere et annuum for øvrige forskere i 2027, hvis økonomien udvikles, som vi forventer. 

Praktisk
Hver tenure track adjunkt har fået oprettet et individuelt aktivitetsnummer, hvorpå annuum-udgifterne skal konteres. 

Se Kontooplysninger til brug for kontering på MPE for flere detaljer.

• Aarhus Universitets momnummer (CVR/VAT-nr.)
  Merværdiafgift (moms eller VAT) er i EU en generel og bred forbrugsafgift, der pålægges den værdi, som tilføjes varer og tjenesteydelser.
  
  Aarhus Universitets CVR/VAT-nr. er: DK 31 11 91 03
   

• MPE EAN-nummer og leveringsadresse
  EAN-nummeret (European Article Number) er et elektronisk nummer og en adresse, som anvendes til elektronisk fakturering til offentlige institutioner i Danmark.
  
  MPE's EAN-nr. er: 5798000433861
  
  Adresser:

  Institut for Mekanik og Produktion Katrinebjergvej 89F 8200 Aarhus N Postrummet i bygning 5132, room 113 [Dit navn og telefonnummer]

  Institut for Mekanik og Produktion (Materialelab) Finlandsgade 29 8200 Aarhus N Bygning 5360 [Dit navn og telefonnummer]

  Institut for Mekanik og Produktion (Production Lab) Finlandsgade 27C 8200 Aarhus N Bygning 5367 [Dit navn og telefonnummer]

• Køber og rekvirent
  Når du afgiver en bestilling, skal du som rekvirent oplyse leverandøren om dit navn og telefonnummer. Vær tydelig omkring, at dit navn skal fremgå af fakturaen. Ellers kan fakturaen ikke godkendes af din leder.
   
• Produkt-/ydelsesbeskrivelse
  Du skal angive en entydig og præcis beskrivelse af produktet eller ydelsen.
   
• Sag/sagsnummer
  Du skal oplyse leverandøren om både en sag og et sagsnummer. 
  
  Hvis du ikke kender numrene, kan du kontakte vores controller Kim Byrialsen eller den kontoansvarlige (klik på den grønne knap ovenfor).
  
  Ved generelle spørgsmål kan du kontakte Morten Flarup, sekretariatsleder.

• Udgifter i forbindelse med gennemførelsen af studieprojekter kan dækkes af uddannelsen, hvis de er relevante for projektets læringsmål
• Vejlederen kan godkende indkøb for op til 1.000 kr. pr. projekt.
• Hvis projektudgifterne overstiger dette beløb, skal vejlederen indhente godkendelse fra viceinstitutlederen for uddannelse. Det godkendte udgiftsniveau kan herefter variere fra projekt til projekt.
• For at undgå unødigt administrativt ressourceforbrug skal alle indkøb, der er omfattet af universitetets indkøbsaftaler med forskellige leverandører, foretages gennem Prototypeværkstedet.
• Hvis en vejleder vurderer, at der er behov for at købe materialer uden for værkstedernes indkøbsaftaler, er vejlederen ansvarlig for at foretage indkøbet og faktureringen via universitetets indkøbssystemer IndFak/RejsUd.
• Studerende må under ingen omstændigheder foretage indkøb på egen hånd. Hvis de gør det, kan de ikke forvente at få udgifterne refunderet.
• Vær opmærksom på, at IT-udstyr ikke kan finansieres via kontoen for studieprojekter.

Sagsnumre til studieprojekter: 

• 35821 - Bsc
• 35822 - Msc
• 35823 - BEng

Godkendelse fra laboratorieleder Peter Harling Lykke er påkrævet.

Sagsnumre til laboratorieomkostninger:

• 82010 - Makerspace
• 82015 - SLA Print farm
• 82020 - Print farm (FMD)
• 82025 - Instrument storage
• 82030 - Project storage
• 82035 - Mechatronics
• 82040 - Fluid Lab MPE
• 82045 - Robotics Lab
• 82050 - Dynamics Lab
• 82055 - Undervisningslager
• 82060 - Materiale Lab
• 82065 - Composit Lab
• 82070 - X-lab
• 82075 - Polymer Lab (Projekthal)
• 82080 - LAMPS (Udstil lokale)
• 82085 - Tribology Lab
• 82090 - Deep Tech Lab Skejby
• 82095 - Herning Lab
• 82911 - Tværgående og anden drift (KUN koordinator)

• Udgifter relateret til det tilknyttede udvalg
• Forplejning i forbindelse med møder, samarbejde mv.
• Arrangementer

Godkendelse kræves fra værkstedsleder Peter Harling Lykke.

• Løbende personaleudgifter
• Kurser (medarbejderudvikling)
• Komponenter og materialer, der ikke er relateret til undervisning
• Investeringer i udstyr
• Værktøj

• Løn til ph.d.-studerende og postdocs
• Studieafgift (tuition fee) for ph.d.-studerende
• Løbende udgifter til ph.d.-studerende og postdocs
• PC'er, mobiltelefoner, tablets og udstyr til ph.d.-studerende og postdocs, medmindre projektet specifikt forbyder anskaffelse af IT-udstyr.
• Laboratorieudstyr til forskningsprojekter
• Udgifter til publikationer relateret til et eksternt finansieret forskningsprojekt

Konferencer

Forskere

• Deltagelse i konferencer skal som udgangspunkt finansieres af eksterne bevillinger. Hvis det ikke har været muligt at opnå ekstern finansiering, kan forskeren anmode sektionslederen om godkendelse. Anmodningen kan imødekommes, hvis den er velbegrundet, herunder med en forklaring på, hvorfor ekstern finansiering ikke har været mulig at opnå, og hvis forskeren ikke allerede har deltaget i to konferencer i det pågældende kalenderår. Derudover bør forskeren præsentere et paper, medmindre der foreligger en velbegrundet forklaring på, hvorfor dette ikke er muligt.

Undervisere

• Undervisere kan deltage i konferencer for at vedligeholde og udvikle deres faglige og/eller undervisningsmæssige kompetencer. Sektionslederen kan godkende sådan deltagelse, hvis behovet er tilstrækkeligt begrundet. Der bør som minimum søges ekstern finansiering fra én fond.

VIP-netværksaktiviteter

• Alle VIP-medarbejdere opfordres til at deltage i relevante netværksaktiviteter, såsom faglige selskaber, workshops på andre universiteter og lignende. Sektionslederen kan godkende deltagelse i sådanne aktiviteter.

Kurser

• Alle medarbejdere bør have mulighed for relevant efteruddannelse og kompetenceudvikling, som understøtter udviklingen af arbejdsrelaterede kompetencer. Dette kan eksempelvis ske gennem kurser, faglige workshops og lignende aktiviteter. Hvis det er muligt, bør interne AU-aktiviteter vælges. Hvis sådanne tilbud ikke er tilgængelige, kan sektionslederen godkende deltagelse i eksterne kurser eller lignende aktiviteter. Dette bør kun ske, når der foreligger en klar og velbegrundet motivation for at deltage i den eksterne aktivitet.