Ferie og fravær

Hvad skal jeg gøre, når jeg er syg/har andet fravær?

  • Indtast dit fravær (omsorgsdag, barns sygedag osv.) i mitHR (find vejledning her). Når du har indtastet, går din fraværsanmodning til godkendelse i sekretariatet, og du vil modtage en kvittering. Giv også gerne din leder og relevante kolleger direkte besked.
  • Opdatér din kalender og dit autosvar om at du er fraværende.
  • Du skal indtaste dit fravær i mitHR hver dag, indtil du er rask.
  • Når du er rask, skal du sikre dig, at du har registreret din fraværsperiode korrekt.

Længerevarende sygemeldinger eller orlov kan du ikke selv taste. Her skal du tage kontakt til sekretariatet eller HR Specialist Team.

Procedure for ferie

  • Sekretariatet standardregistrer din ferie ud fra AU’s standardferieperioder (se boksen til højre) i starten af september, hvor ferieåret starter.
  • Ønsker du at ændre din ferie, ændrer du det selv i mitHR (find vejledningen her).
  • Du kan kun ændre din ferie, når dine ferieønsker ikke er i konflikt med undervisning eller andre aktiviteter. Er der konflikt, skal du aftale ferie med din leder/vejleder.
  • Du kan kun ændre ferie 1:1. Det vil sige, at hvis du, for eksempel, fjerner fem dage fra standardferieperioden, kan du kun få godkendt din ferieanmodning, når du har placeret de fem dage et andet sted i ferieåret.
  • Har du problemer med at få placeret din ferie grundet dit arbejde, skal du tale med din nærmeste leder om, hvornår ferien mest hensigtsmæssigt kan ligge.

Institutprocedure:

Ferie

Det grundlæggende princip for ferie på Institut for Mekanik og Produktion (MPE) er, at alle optjente ferie- og særlige feriedage med løn skal afholdes inden for de lovgivnings- og overenskomstbestemte ferieperioder.

Kun i helt særlige tilfælde kan ferie overføres til næste ferieperiode eller udbetales. Der skal være tale om feriehindring, som varer frem til udløbet af 31. december for ferie og 30. april for særlige feriedage, så følger udbetaling de almindelige regler ligesom overførsel af 1.-4. ferieuge. Travlhed betragtes ikke som en feriehindring.

Almindelig ferie

Du optjener 2.08 feriedage hver måned fra september til august – 25 dage i alt. Feriedagene skal afholdes i hele dage og er tilgængelige i måneden efter den, hvori de blev optjent.

Feriedagene kan afholdes fra 1. september til 31. december i det efterfølgende år (16 måneder frem), altså 4 måneder ind i den nye optjeningsperiode.

Det er ikke muligt at afholde alm. ferie med løn forud for optjening. Dette følger af AU’s beslutning vedrørende afholdelse af ferie på forskud.

Særlig ferie

Du optjener 0.42 særlige feriedage hver måned fra januar til december – 5 dage i alt. Feriedagene kan afholdes i hele eller delvise dage, og er tilgængelige fra 1. maj i året efter det år, hvori de blev optjent.

Feriedagene skal afholdes i perioden 1. maj til 30. april.

Feriedage uden løn

Medarbejdere har ret til 25 feriedage i løbet af året. Hvis medarbejderen ikke har optjent 25 dages ferie med løn, har medarbejderen ret til at afholde ferie uden løn, indtil ferie med og uden løn tilsammen udgør 25 dage. Ferie uden løn standardregistreres ikke, og medarbejderen skal derfor selv indmelde afholdelse af disse dage.

Ret til afholdelse af særlige feriedage gælder kun for dage optjent med løn.

Ferieplanlægning

Afholdelse af ferie sker med udgangspunkt i fastsatte standardferieperioder (se perioder i næste afsnit). De konkrete datoer vil variere fra år til år, og vil blive lagt på Instituttets medarbejderportal.

Hvis en medarbejder ikke har optjent feriedage til afholdelse af en hel ferieperiode (grundet ansættelse midt i ferieåret, ændret ferieafholdelse eller andet) registreres perioden delvist, med den ferie medarbejderen har til rådighed med start fra 1. dag i den pågældende periode.

Medarbejderen skal medvirke til at oplyse om og sikre, at ferieafholdelse og optjening stemmer overens.

Overblik over ferieoptjening kan findes ved at klikke på ”ProjektTid og fravær”, når du er logget på mitHR. Herefter vælges ”Fraværssaldo”, hvor du kan se hvor mange feriedage du har til rådighed per dags dato. Hvis du trykke på "Feriedage" og vælger en fremtidig dato under "Saldo pr. den", kan du se, hvor mange feriedage du har til rådighed på en dato i fremtiden.

For ændringer til standardferie se længere nede. 

Standardferieperioder (generel)

Almindelige feriedage

  • 4 dage i forbindelse med jul/nytår
  • 1 dag fredag efter Kristi himmelfart
  • 4 uger i juli/august

Særlige feriedage

  • 2 dage i uge 42
  • 3 dage inden påske

Særlige feriedage

Særlige feriedage afholdes i en særskilt periode (1. maj til 30. april). Standardregistreringen tager højde for den særskilte afholdelsesperiode, men ved ferieafholdelse uden for standardperioder skal medarbejderen medvirke til at sikre at afholdelse af særlige feriedage ligger inden for den gældende frist.

Ændring af ferie

Ønsker du at ændre din ferie, ændrer du det selv i mitHR (find vejledning her).

  • Du kan kun ændre ferie, når dine ferieønsker ikke er i konflikt med undervisning eller andre aktiviteter. Er der konflikt, skal du aftale ferie med din leder/vejleder.
  • Du kan kun ændre ferie 1:1. Det vil sige, at antallet at feriedage som ønskes ændret fra standardferie skal være lig med antallet af feriedage som ønskes registreret og omvendt.
  • Ændringen skal meldes før datoen for ferien som skal flyttes.
  • Ændringen skal meldes før datoen hvor ferien flyttes til.

Når du har foretaget dine ændringer, får sekretariatet besked og godkender dine ændringer, såfremt de lever op til ovenstående kriterier.

Når du afholder din ferie, skal du orientere din leder og dine kolleger samt opdatere din kalender og dit autosvar.

Ferie ved fratrædelse

I forbindelse med fratrædelse må en evt. ferierest som udgangspunkt ikke overstige antallet af feriedage, som ville have været til rest, hvis medarbejderen havde fulgt standardferieperioderne.

Opfølgning på afholdelse

Det er den enkelte medarbejders ansvar at sikre at al ferie med løn afholdes inden for de lovgivnings- og overenskomstbestemte ferieperioder.

Den lokale ferie- og fraværsadministrator vil i løbet af ferieåret foretage en række kontroller af medarbejderes ferieafholdelse/feriestatus. Hvis der identificeres uoverensstemmelser ved disse kontroller, vil ferie- og fraværsadministratoren tage kontakt til medarbejderen, nærmeste leder og sektionsleder, som hurtigst muligt skal finde en løsning på uoverensstemmelserne, og melde løsningen tilbage til fravaer@mpe.au.dk.

Vigtige datoer i ferieåret

  • 1. september; nyt ferieår begynder
  • Primo september; mail udsendes med datoer fra standardferie, og varsling af ferie.
  • 31. december; frist for afholdelse af restferie fra sidste ferieår
  • 30. april; frist for afholdelse af særlige feriedage
  • 1. maj; tildeling af nye særlige feriedage

Ferieafholdelse i forbindelse med barsel

Inden den planlagte barsel, skal medarbejderen have lavet en plan for hvornår den allerede optjente ferie kan afholdes, som udgangspunkt inden barslen påbegyndes. Planen skal desuden indeholde datoer for hvor den ferie medarbejderen optjener under barslen skal afholdes.

Planen skal godkendes af medarbejderens sektionsleder og efterfølgende indtastes i mitHR af medarbejderen. Hvis du er tvivl om hvor mange feriedage du har til rådighed, kan du se det på mitHR som beskrevet ovenfor.

Medarbejderen kan også kontakte instituttets fraværsadministrator på fravaer@mpe.au.dk.

Sygdom og andet fravær

  • Indtast dit fravær (omsorgsdag, barns sygedag osv.) i mitHR (find vejledning her). Når du har indtastet, går din fraværsanmodning til godkendelse i sekretariatet, og du vil modtage en kvittering. Giv også gerne din leder og relevante kolleger direkte besked.
  • Opdatér din kalender og dit autosvar om at du er fraværende.
  • Du skal indtaste dit fravær i mitHR hver dag, indtil du er rask.
  • Når du er rask, skal du sikre dig, at du har registreret din fraværsperiode korrekt.

Længerevarende sygemeldinger eller orlov kan du ikke selv taste. Her skal du tage kontakt til sekretariatet eller HR Specialist Team.